Datenschutzinformationen für Mitglieder (Art. 13/14 DSGVO)

Dieses Merkblatt erfüllt die Informationspflichten nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) gegenüber den Mitgliedern des DZKB e. V. Bayern. Es erklärt, wie und warum der Verein personenbezogene Daten von Mitgliedern verarbeitet, welche Rechte bestehen und an wen sich Betroffene wenden können.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Verein ist:

DZKB e. V. Bayern – DIE zertifizierten kynologischen Berufsgruppen e. V. Bayern
vertreten durch den Vorstand: Robert Müller
Neusiedlerstraße 12
84061 Ergoldsbach, Deutschland
E‑Mail: vorstand@dzkb.bayern
Telefon: +49 (0)176 700 45 437

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

2. Verarbeitete personenbezogene Daten

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder sowohl in automatisierter als auch in nicht automatisierter Form. Dazu gehören insbesondere:

  • Anrede, Titel, Name, Geschlecht, Geburtsdatum und Geburtsort

  • Anschrift und Kontaktdaten (Telefonnummer(n), E‑Mail‑Adresse)

  • Bankverbindung (freiwillige Angabe für den Beitragseinzug)

  • Mitgliedsstatus (Eintrittsdatum, austritts‑/ausschlussrelevante Informationen)

  • Beitragsdaten (Höhe des Mitgliedsbeitrags, Zahlungen, Rückstände)

  • Teilnahme an Kursen, Seminaren und Veranstaltungen

  • Funktionen im Verein (z. B. Trainer, Übungsleiter, Vorstand)

  • Besondere Qualifikationen oder Lizenznummern (z. B. Hundeführerschein)

  • Kommunikationshistorie (E‑Mail‑Verkehr, Anträge, Protokolle)

Diese Daten werden als Pflichtdaten erhoben, soweit sie für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich sind. Ohne diese Daten ist eine Mitgliedschaft nicht möglich.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Unter „Verarbeitung“ versteht die DSGVO das Erheben, Erfassen, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Verbreiten sowie das Löschen von Daten. Wir verarbeiten Mitgliederdaten zu folgenden Zwecken:

  1. Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses: Einladung zu und Organisation von Mitgliederversammlungen, Verwaltung der Mitgliedsdaten, Beitragserhebung, Versenden von Vereinsinformationen und Newslettern, Organisation von Fortbildungen.

  2. Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen: z. B. Nachweis der Gemeinnützigkeit, steuerrechtliche Pflichten, Aufbewahrungspflichten.

  3. Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung: Veröffentlichung von Berichten und Fotos über satzungsgemäße Veranstaltungen und Erfolge des Vereins (inkl. Ergebnislisten) auf der Homepage oder in Printmedien.

  4. Mitgliederkommunikation: Versand von Terminankündigungen und vereinsrelevanten Informationen per E‑Mail oder Post (auch über die Vereinssoftware Webling und den E‑Mail‑Dienst SendGrid).

  5. Veranstaltungsorganisation: Erstellung und Verteilung von Helferlisten und Namenslisten für Seminare oder Prüfungen.

  6. Chronik und Archiv: Langfristige Speicherung bestimmter Datenkategorien (z. B. Name, Funktion im Verein, Zeiträume, Beteiligungen an Ereignissen) zur Dokumentation der Vereinsgeschichte.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt überwiegend auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Mitgliedschaftsvertrags erforderlich.

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Freiwillige Einwilligungen, z. B. bei der Veröffentlichung von Fotos einzelner Personen und bei der Erhebung der Bankverbindung.

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, z. B. Veröffentlichung von Berichten über Veranstaltungen, langfristige Archivierung von Vereinsereignissen oder Darstellung der Mitglieder auf der Website.

  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).

5. Empfänger der Daten

Innerhalb des Vereins erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Mitgliederdaten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen (Vorstand, Kassenwart, Abteilungs‑ und Übungsleiter). Darüber hinaus werden Daten an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern übermittelt:

  • uSystems GmbH (Webling) – Vereinssoftware zur Mitgliederverwaltung; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in der Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU, Art. 45 DSGVO).

  • SendGrid (USA) – E‑Mail‑Dienst über Webling für Serienmails; die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln bzw. des EU‑US Data Privacy Framework.

  • Jotform (EU‑Server Frankfurt) – Online‑Formulardienst für Anmeldungen; Speicherung in der EU.

  • Bankinstitute – zum Zwecke des Beitragseinzugs (Lastschrift).

  • Steuerberater, Finanzbehörden und Versicherungen – soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

  • Sport‑ und Dachverbände – sofern Mitglieder gleichzeitig Mitglieder in Fachverbänden sind (z. B. Landes‑ oder Bundesverbände).

  • Öffentlichkeit/Medien – bei Berichten über Vereinsveranstaltungen und veröffentlichten Ergebnislisten.

  • Externe Dienstleister – die mit der Durchführung von Veranstaltungen beauftragt werden (z. B. Trainer, Referenten).

Eine Übermittlung an weitere Empfänger (z. B. Dritte zu Werbezwecken) findet nicht statt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

6. Mitgliederverwaltung in Webling

Wir nutzen für die Verwaltung der Mitgliederdaten die Vereinssoftware Webling der uSystems GmbH. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Daten werden auf Servern in der Schweiz verarbeitet; für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU. Es gilt die Datenschutzregelung der Vereinssoftware, abrufbar unter https://support.webling.ch/hc/de/articles/204491849-Datenschutz.

7. Zugriff und Datensicherheit

Die personenbezogenen Daten unserer Mitglieder werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zugriff auf Mitgliederdaten haben ausschließlich Vorstandsmitglieder sowie solche Personen, die aufgrund ihrer Funktion (z. B. Kassenwart, Übungsleiter, Administratoren) Zugriff benötigen, und die sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben. Sonstige Informationen über Mitglieder oder Nichtmitglieder verarbeiten wir nur, wenn sie zur Verfolgung des Vereinszwecks erforderlich sind und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.

8. Newsletter und Verbandsinformationen

Der Verein informiert seine Mitglieder per Post oder E‑Mail über Neuigkeiten, Veranstaltungen, Leistungen und Angebote des Vereins. Für diese Kommunikation verwenden wir die Kontaktdaten, die Sie uns im Rahmen der Mitgliedschaft zur Verfügung gestellt haben. Diese Informationen dienen der Vereinsarbeit und sind für Mitglieder kostenfrei. Sie können der Nutzung Ihrer Daten für diese Zwecke jederzeit widersprechen oder erteilte Einwilligungen widerrufen. Nach Eingang des Widerspruchs oder Widerrufs werden Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verwendet.

9. Veröffentlichung von Fotos und Berichten

Im Rahmen der Vereinsberichterstattung können Fotos und Berichte von Veranstaltungen auf der Website, in Printmedien oder sozialen Netzwerken veröffentlicht werden. Hierbei werden i. d. R. Name, Vereinszugehörigkeit, Funktion und ggf. Altersklasse der Teilnehmer genannt. Die Veröffentlichung dient der Außendarstellung und damit der Erfüllung der Satzungszwecke. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei Fotos einzelner Personen oder besonderen Ehrungen ist eine Einwilligung erforderlich.

Jedes Mitglied hat das Recht, einer Veröffentlichung seiner Daten, Bilder oder Filmaufnahmen für die Zukunft zu widersprechen. Nach Eingang Ihres Widerspruchs unterbleibt eine weitere Veröffentlichung in Bezug auf Ihre Person, soweit keine gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen.

10. Speicherfristen

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten spätestens ein Jahr nach Austritt gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Daten mit steuerrechtlicher Relevanz werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften bis zu zehn Jahre aufbewahrt. Bestimmte Datenkategorien (Vorname, Nachname, Funktion im Verein, Zeitraum der Tätigkeit, Beteiligung an Ereignissen) können zum Zweck der Vereinschronik dauerhaft gespeichert werden, weil der Verein ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation seiner Entwicklung hat.

11. Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – folgende Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).

  • Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).

  • Recht auf Löschung bzw. „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO).

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).

  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

  • Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für den Verein zuständigen Datenschutzbehörde.

12. Quellen der Daten

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft direkt bei den Mitgliedern erhoben. In Einzelfällen können zusätzliche Daten (z. B. Qualifikationen) von übergeordneten Verbänden oder Prüfungsstellen stammen.

13. Verpflichtung zur Bereitstellung

Die in Kapitel 2 genannten Pflichtdaten sind für den Eintritt in den Verein erforderlich. Ohne deren Bereitstellung kann eine Mitgliedschaft nicht begründet werden. Alle weiteren Angaben sind freiwillig. Bei fehlender Bankverbindung kann der Beitrag nicht per Lastschrift eingezogen werden und ist manuell zu entrichten.

14. Aktualität dieser Information

Stand dieses Merkblatts: 29. Januar 2026. Wir behalten uns vor, dieses Dokument bei Bedarf zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung wird Mitgliedern bei Aufnahme übergeben und ist auf Anfrage erhältlich.

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